Iedereen heeft het wel eens meegemaakt… Je wordt uitgenodigd voor een vergadering, Jan en Tom zitten nog wat te kletsen aan de koffiemachine, Lisa is veel te laat en dan begint Peter aan een 60 minuten durende monoloog. Jij ziet de klok voorbij tikken en denkt: “Ik heb nog een hoop werk en dit had evengoed via een e-mail kunnen gecommuniceerd worden…” Hier enkele kleine tips om efficiënt te vergaderen!
Ben je voorzitter?
Als voorzitter bepaal jij steeds de agenda 📅 oftewel het onderwerp van de vergadering. Het is belangrijk dat je daarbij nadenkt welke personen relevant zijn om uit te nodigen. Niemand wil er bijzitten voor piet snot! Vergeet bij je uitnodiging niet de locatie, het startuur én het einduur te vermelden. Last but not least: stel iemand aan om notulen te nemen tijdens de vergadering en laat hem of haar dat ook op voorhand weten.
Ben je een deelnemer?
In de uitnodiging staat de locatie 📍en het startuur vermeld. Er is dus geen enkel excuus mogelijk om te laat te komen! Lees op voorhand de agenda na en bereid de zaken voor die nodig zijn om de vergadering te kunnen volgen. Als er gevraagd wordt om een document na te lezen, doe dit dan ook!
Wanneer iedereen (op tijd!) aanwezig is, kan de vergadering van start gaan. Lees: je legt je smartphone 📱aan de kant, je beantwoordt ondertussen geen e-mails en je bent fysiek en vooral mentaal aanwezig bij de vergadering. En de gouden regel 🌟
blijft: luister, laat anderen uitpraten en houd je zegje steeds kort en bondig. Dit geldt zowel voor de voorzitter als de deelnemers!
Ben je voorzitter?
Als voorzitter is het jouw taak om de touwtjes in handen te nemen. Begint Lies over iets totaal anders dan het agendapunt van dat moment? Of zijn we al 10 minuten over tijd bij dat ene onderwerp? Jij bent verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat het einduur wordt gerespecteerd.
Ben je een deelnemer?
Houd je aan de agenda. Denk je aan iets anders, schrijf het dan op en wacht tot je aan het juiste agendapunt komt! En anders is er nog altijd het variarondje op het einde van de vergadering. Maar begin niet over je verlof of over iets anders te praten wat je ook op een ander moment kan doen. Ain’t nobody got time for that! ⏲️
Doe wat je hebt beloofd! Heb je gezegd dat je de dag nadien een document ging doorsturen? Maak een post-it, zet het als reminder in je agenda en just do it! 💪🏻En liefst niet pas tegen 18u ’s avonds… Ook dit geldt zowel voor de deelnemers als de voorzitter!
