Ondertussen is iedereen (of zijn toch de meeste mensen) vertrouwd met de etiquette voor een goede e-mail. Toch worden er soms nog een aantal e-mailblunders gemaakt. Misschien maak jij jezelf wel schuldig aan één van deze hieronder…
Bij jou moeten ze nooit lang op een antwoord wachten en daar ben je trots op! Het is fantastisch dat jij altijd een lege inbox hebt en de ander snel een antwoord stuurt. Toch is er een valkuil… Let erop dat je antwoord zinvol en kwaliteitsvol is voor de conversatie. Het is niet de bedoeling dat je eender wat naar de afzender stuurt zodat jouw teller van ongelezen e-mails weer op 0 staat. Meer tijd nodig om aan bepaalde informatie te geraken? Laat dan weten wanneer je afzender een antwoord mag verwachten!
“Deze meeting had gewoon een e-mail kunnen zijn,” klinkt je ongetwijfeld bekend in de oren. Toch is soms persoonlijk contact aan te raden in plaats van alles via e-mail te regelen. Voor je het weet heb je een ellenlange e-mail van zo’n 3.000 woorden geproduceerd… Spoiler alert: echt niemand gaat dat lezen! Is je e-mail langer dan pakweg 100 woorden en krijgt het eerder de vorm van een roman? Vergeet dan niet dat je ook via de telefoon efficiënt je zegje kan doen!
Niet alles wat op e-mail staat, blijft perse tussen zender en ontvanger. Een technisch probleem, een computervirus of een onvoorzichtige collega kunnen ervoor zorgen dat de e-mail bij de verkeerde persoon terecht komt. Zet dus commentaar en geroddel over je baas best niet in e-mails! (Of nog beter: houd die voor jezelf… 😯)
Ja, af en toe mag er ruimte zijn voor humor op de werkvloer. Maar bij e-mailverkeer denk je best even na over wie je ontvanger is. Die toffe collega waarmee je ‘s middags gaat lunchen, zal een kattenfilmpje of een gif van een kanarie wel kunnen appreciëren. Maar je baas misschien iets minder… Bij twijfel houd je het best professioneel. En we weten allemaal dat schriftelijke communicatie vaak anders geïnterpreteerd kan worden dan dat jij zou willen. Dus: better be safe than sorry!
Markeer jij elke e-mail als “dringend”? Wees er dan zeker bewust van dat de ontvanger waarschijnlijk een andere kijk heeft op dringende zaken. Jij kan toch ook zelf bepalen of een binnengekomen e-mail dringend is of niet? En trouwens: wanneer het écht dringend is, dan pak je toch gewoon even de telefoon?!