Automatische emails done right!

Automatische emails done right!

Een out-of-office mail inschakelen kent en kan iedereen 🏖 en hoe het automatiseren van enkele processen jouw rekruteringsstrategie kunnen bevorderen hebben we hier uitgelegd. Echter, in deze blogpost duiken we wat dieper in de wereld van automatische emails. 🏊🏼‍♀️ Ready?

Een wat?

Als een kandidaat voor je vacature heeft gesolliciteerd, verwacht hij of zij een bevestiging dat de sollicitatie goed aangekomen is. Maar soms heb je het als recruiter nu eenmaal te druk om op elke mail te antwoorden of je vergeet het gewoonweg. 😞 Admit it, niets is erger dan een kandidaat die wordt genegeerd. Dat kan leiden tot een slechte candidate experience en dat wil je absoluut vermijden. Geautomatiseerde emails zijn je redder in nood! 🦸🏻‍♂️ De mails worden namelijk op het juiste moment verstuurd en zijn (in het beste geval) gepersonaliseerd waardoor ze hyper relevant zijn voor de kandidaat.

Zulke mails zorgen ervoor dat je kandidaat niet verwaarloosd wordt. Hij of zij blijft altijd op de hoogte van het sollicitatieproces en jij krijgt meer tijd voor het verbeteren van je workflow, zoals het optimaliseren van je website, communicatie, vacatures…

Wanneer gebruik ik ze?

Bevestigingsmails na sollicitaties zijn slechts één toepassing van de geautomatiseerde mails. Je kan ze daarnaast inzetten om je kandidaat uit te nodigen voor een video interview 📹 en vervolgens weer te versturen als ontvangstbevestiging. Na een sollicitatiegesprek kan je ook een automatische email verzenden om je kandidaten te laten weten wanneer zij exact het nieuws zullen krijgen.

Als een kandidaat voor jouw bedrijf wil werken, maar op dat moment geen openstaande vacature vindt dat op zijn of haar lijf is geschreven. Dan kan je hem of haar de optie aanbieden om zich in te schrijven voor updates. Je vraagt naar hun e-mailadres en dankzij geautomatiseerde mails kan je hem of haar op de hoogte brengen indien er een nieuwe vacature online komt. 📬

Hoe maak ik een automatische email?

Hebben we je kunnen interesseren in het gebruiken van automatische mails? Zo stel je ze op: maak eerst een duidelijk plan, bijvoorbeeld, een kandidaat solliciteert -> laat zijn of haar e-mailadres achter-> krijgt bevestigingsmail. It’s not rocket science!

Vervolgens schakel je een online platform in, zoals Active Campaign of Mailchimp dat speciaal gemaakt is voor automatische mails. Het platform doet dan al het harde werk voor je. 💪🏼 De belangrijkste stap is het optimaliseren van je geautomatiseerde mail. Op het platform dat je gebruikt krijg je alle informatie over het succes van je automatische email, zoals de open-rate, de click-through-rate... zo kan je je mail tot in de kleinste puntjes in orde brengen. Ben je niet zeker welke layout of copy het meest geschikt is? 🤷🏽‍♀️ Gebruik dan A/B tests om de beste automatische email te bekomen. Ben je bang dat je te robotachtig zal overkomen? Implementeer hier en daar een human touch in je automatische mail. Lees hieronder hoe je dat juist doet.

Enkele tips 💡

  1. Spreek je kandidaat aan met zijn of haar voornaam. Doe dit niet alleen in de begroeting, maar ook in je tekst, bijvoorbeeld: “Kevin, wanneer ben je volgende week vrij voor een gesprek?”. Let goed op dat je enkel de voornaam van je kandidaat gebruikt en niet de achternaam. Niets schreeuwt meer ‘robot’ dan: “Geniet van je weekend, Kevin Peters!”.

  2. Verstuur je email in je eigen naam en niet van je bedrijf, bijvoorbeeld: “Groeten, Sara”. Dit zorgt ervoor dat je mail persoonlijker overkomt.

  3. Je kan ook een foto van jezelf in je handtekening toevoegen. Je kandidaten krijgen zo het gevoel dat er echt iemand achter de mail zit.

  4. Antwoord niet te snel! Stel, je kandidaat solliciteert om 22 uur. Indien hij of zij om 22:05 uur een bevestigingsmail krijgt, komt dat heel vreemd en robotachtig over. Stel je automatische mails daarom zo in dat ze enkel tijdens de werkuren verstuurd worden.

  5. Schrijf zoals je spreekt. Zo lijkt het alsof je de email net geschreven hebt voordat het verstuurd wordt.

  6. Zorg ervoor dat je automatische email mobile friendly is. Niets is zo irritant als een mail die zich niet aanpast aan je smartphone.

  7. Ten slotte: laat duidelijk weten hoe je kandidaten je kunnen contacteren. Verstuur dus geen mails vanuit noreply@bedrijf.be.

Hopelijk hebben we je een ding of twee kunnen bijleren over automatische mails! 😉 Ben jij klaar om automatische emails te gebruiken in je rekruteringsproces?

Winona Ryder clenching her fists and mouthing fuck yeah