Een out-of-office mail inschakelen kent en kan iedereen š en hoe hetĀ automatiseren van enkele processenĀ jouw rekruteringsstrategie kunnen bevorderen hebben weĀ hierĀ uitgelegd.Ā Echter, in deze blogpost duiken we wat dieper in de wereld vanĀ automatische emails. šš¼āāļøĀ Ready?
Als een kandidaat voor je vacature heeft gesolliciteerd,Ā verwachtĀ hij of zij een bevestiging dat de sollicitatie goed aangekomen is. Maar soms heb je het als recruiter nu eenmaal te druk om op elke mail te antwoorden of je vergeet het gewoonweg. šĀ Admit it, niets is erger dan een kandidaat die wordt genegeerd. Dat kan leiden tot eenĀ slechteĀ candidate experienceĀ en dat wil jeĀ absoluut vermijden. Geautomatiseerde emails zijn je redder in nood! š¦øš»āāļø De mails worden namelijk op het juiste moment verstuurd en zijn (in het beste geval) gepersonaliseerd waardoor zeĀ hyper relevantĀ zijn voor de kandidaat.
Zulke mails zorgen ervoor dat je kandidaat niet verwaarloosd wordt. Hij of zij blijft altijd op de hoogte van het sollicitatieproces en jij krijgt meer tijd voor hetĀ verbeterenĀ van jeĀ workflow, zoals het optimaliseren van je website, communicatie, vacaturesā¦
Bevestigingsmails na sollicitaties zijn slechts Ć©Ć©n toepassing van de geautomatiseerde mails. Je kan zeĀ daarnaastĀ inzetten om je kandidaat uit te nodigen voor een video interview š¹ en vervolgens weer te versturen als ontvangstbevestiging. Na een sollicitatiegesprek kan je ook een automatische email verzenden om je kandidaten te laten weten wanneer zijĀ exactĀ het nieuws zullen krijgen.
Als een kandidaat voor jouw bedrijf wil werken, maar op dat moment geen openstaande vacature vindt dat op zijn of haar lijf is geschreven. Dan kan je hem of haar de optie aanbieden om zich in te schrijven voorĀ updates. Je vraagt naar hun e-mailadres en dankzij geautomatiseerde mails kan je hem of haar op de hoogte brengen indien er een nieuwe vacature online komt. š¬
Hebben we je kunnenĀ interesserenĀ in het gebruiken van automatische mails? Zo stel je ze op: maak eerst eenĀ duidelijk plan, bijvoorbeeld, een kandidaat solliciteert -> laat zijn of haar e-mailadres achter-> krijgt bevestigingsmail.Ā Itās not rocket science!
Vervolgens schakel je eenĀ online platformĀ in, zoals Active Campaign of Mailchimp dat speciaal gemaakt is voor automatische mails. Het platform doet dan al het harde werk voor je. šŖš¼ De belangrijkste stap is hetĀ optimaliserenĀ van je geautomatiseerde mail. Op het platform dat je gebruikt krijg je alle informatie over het succes van je automatische email, zoals deĀ open-rate, deĀ click-through-rate... zo kan je je mail tot in de kleinste puntjes in orde brengen. Ben je niet zeker welke layout of copy het meest geschikt is? š¤·š½āāļø Gebruik danĀ A/B testsĀ om de beste automatische email te bekomen. Ben je bang dat je te robotachtig zal overkomen? Implementeer hier en daar eenĀ human touchĀ in je automatische mail. Lees hieronder hoe je dat juist doet.
Spreek je kandidaat aan met zijn of haarĀ voornaam. Doe dit niet alleen in de begroeting, maar ook in je tekst, bijvoorbeeld: āKevin, wanneer ben je volgende week vrij voor een gesprek?ā. Let goed op dat je enkel de voornaam van je kandidaat gebruikt en niet de achternaam. Niets schreeuwt meer ārobotā dan: āGeniet van je weekend, Kevin Peters!ā.
Verstuur je email in jeĀ eigen naamĀ en niet van je bedrijf, bijvoorbeeld: āGroeten, Saraā. Dit zorgt ervoor dat je mail persoonlijker overkomt.
Je kan ook eenĀ foto van jezelfĀ in je handtekening toevoegen. Je kandidaten krijgen zo het gevoel dat er echt iemand achter de mail zit.
Antwoord niet te snel!Ā Stel, je kandidaat solliciteert om 22 uur. Indien hij of zij om 22:05 uur een bevestigingsmail krijgt, komt dat heel vreemd en robotachtig over. Stel je automatische mails daarom zo in dat ze enkel tijdens de werkuren verstuurd worden.
Schrijf zoals je spreekt.Ā Zo lijkt het alsof je de email net geschreven hebt voordat het verstuurd wordt.
Zorg ervoor dat je automatische emailĀ mobile friendlyĀ is. Niets is zo irritant als een mail die zich niet aanpast aan je smartphone.
Ten slotte: laat duidelijk weten hoe je kandidaten je kunnenĀ contacteren. Verstuur dus geen mails vanuit noreply@bedrijf.be.
Hopelijk hebben we je een ding of twee kunnen bijleren overĀ automatische mails! š Ben jij klaar om automatische emails te gebruiken in je rekruteringsproces?
