Ben jij op zoek naar personeel, maar heb jij geen flauw idee wat ‘candidate experience’ betekent, laat staan dat je weet hoe je ervoor moet zorgen? 😳 No worries, wij leggen het haarfijn voor je uit! Candidate experience, oftewel het gevoel dat kandidaten krijgen over jouw bedrijf wanneer ze het sollicitatieproces ervaren, is een onmisbare factor bij het aantrekken van nieuw talent.
Hoe een kandidaat het sollicitatieproces ervaart en welk gevoel hij of zij daarbij krijgt, kan van invloed zijn op de beslissing om te solliciteren of het accepteren van jouw jobaanbieding. Candidate experience en candidate journey are two peas in a pod. Customer experience is aanwezig vanaf het eerste touchpoint tussen de kandidaat en jouw bedrijf, bijvoorbeeld wanneer de kandidaat op een Facebookadvertentie botst tijdens het scrollen tot aan het laatste touchpoint, of het nu een afwijzing is of een acceptatie.
De candidate experience zo goed mogelijk in de hand proberen te houden is dus een noodzaak. Bij een slechte ervaring kunnen kandidaten namelijk respect verliezen voor jouw bedrijf en daardoor vroegtijdig afhaken. The word spreads fast: daarnaast kunnen kandidaten slechte ervaringen delen, bijvoorbeeld via word-of-mouth of nadelige reviews op Google of Glassdoor. 🗣️ Dat kan zorgen voor een slechte reputatie en daardoor andere kandidaten ontmoedigen.
We bieden je graag een overzicht wat je kan doen om de candidate experience te verhogen. 👇
Een cruciaal moment in de candidate experience is het aanmeldingsproces. Maak dit daarom zo eenvoudig mogelijk voor de kandidaat. Zorg ervoor dat de kandidaten jouw vacaturepagina makkelijk kunnen vinden en geef duidelijke instructies rond de applicatie. Houd rekening met de tijd die kandidaten in het proces steken en respecteer die ook. 🕑 Vermijd daarom lange applicaties, stick to what’s important en vraag niet meer dan wat nodig is. Houd ook de mobile experience in je achterhoofd: zorg ervoor dat de applicatie ook mobile-friendly kan verlopen door:
ze bijvoorbeeld kort te houden;
een grote file size te voorzien bij het uploaden;
enkel de noodzakelijke elementen als vereiste velden te vragen.
Om een goede candidate experience te creëren is het belangrijk om het sollicitatieproces zo goed mogelijk op te volgen en altijd zo snel mogelijk te communiceren. Stuur daarom zo snel mogelijk de uitnodiging voor een gesprek of de afwijzingsmail. Je kan opteren voor de two day rule: geef een antwoord binnen 2 dagen nadat de kandidaat zich aanmeldde. Beantwoord ook zo snel mogelijk de bedank- en follow-upmails die je van de kandidaten ontvangt naarmate ze verder in het sollicitatieproces komen.
Geef altijd voldoende informatie aan de kandidaten. Zorg voor een duidelijke jobomschrijving, lijst bijvoorbeeld de must-haves op als vereisten. Lees hier onze tips voor het opstellen van een vacature. Laat de kandidaat steeds weten wat hij of zij kan verwachten, zowel van het bedrijf als van de job. Informeer hen ook over de selectierondes: hoe zien ze eruit, wie zal erbij betrokken zijn, hoe lang duurt het gesprek enzoverder. Maak ook duidelijk wat er tijdens eventuele proeven van hen wordt verwacht, zo weten ze meteen waarop en waaraf! Daarnaast kan het ook nuttig zijn om hen extra informatie aan te bieden zoals bij wie ze zich best kunnen aanmelden, de bereikbaarheid met het openbaar vervoer of waar ze kunnen parkeren. 🚗
In het sollicitatieproces zijn er verschillende fases:
het ontvangen van de applicatie;
het verwerken ervan;
feedback na een interview;
de overgang naar de volgende ronde;
de acceptatie of de afwijzing.
We haalden het hierboven al aan: communication is key. Vermijd het risico te lopen dat kandidaten afhaken omdat ze niet weten waar ze staan in het proces. Communiceer daarom altijd naar de kandidaat waar hij of zij zich in het proces bevindt en wat de volgende stappen zijn. Laat aan de kandidaat bijvoorbeeld weten dat je hun cv goed hebt ontvangen en wanneer ze verdere informatie kunnen verwachten. Wanneer het proces trager verloopt dan normaal bijvoorbeeld omdat een collega out of office is, je wacht op de administratie of om welke andere reden dan ook, wacht de kandidaat nog steeds op een antwoord. Informeer daarom de kandidaten over de omstandigheden of de mogelijke opgelopen vertragingen.
Bepaal dus een duidelijke timeline voor het sollicitatieproces en koppel daarover gaandeweg terug met de kandidaten. Communiceer altijd, ook als de kandidaat geen match is met het gezochte profiel. Bij het afwijzen van een kandidaat communiceer je transparant over de reden van die beslissing. Geef specifieke feedback aan de kandidaten zodat zij hier ook mee verder kunnen in de toekomst.
Om het rekruteringsproces te optimaliseren, werken bedrijven vaak met een applicant tracking systeem (ATS). Maar wat dan met de candidate experience? Uiteraard zorgt het gebruik van een ATS voor een aangenamer proces voor de werkgever, maar is dat ook zo voor de kandidaat? Als recruiter weet je precies waar je aan toe bent, maar de kandidaat niet. Verlies bij de automatisering de kandidaat niet uit het oog. 👀 Onpersoonlijke bulk mails versturen zijn dus uit den boze! Benader je kandidaten als mensen (want dat zijn ze ook), spreek ze aan met hun naam en voer de human touch zoveel mogelijk door in het sollicitatieproces.