Na het opstellen van een vacature is de volgende stap het shortlisten van kandidaten die je wil uitnodigen voor een gesprek. Dit is altijd een zoektocht naar your best hire: recruiters moeten alle kandidaten doornemen en in die poel van kandidaten diegenen eruit vissen die hebben what it takes. 🎣 Wij geven je graag een aantal tips om snel en efficiënt je kandidatenlijst in te korten tot een shortlist!
Als je ongekwalificeerde kandidaten aantrekt, ligt het probleem vaak aan de jobomschrijving. Met korte en vage jobomschrijvingen laat je veel ruimte over voor interpretatie, waardoor heel veel kandidaten zich aangesproken voelen. De eerste stap is dus het opstellen van een duidelijke jobomschrijving, zo voorkom je meteen het probleem dat kandidaten die niet de juiste achtergrond hebben solliciteren.
Vermeld de specifieke skills, jaren ervaring of opleiding waar je naar op zoek bent. 🎓 Verwerk deze details in bullet points, dat zorgt voor een verhoogde visibility. Nog een tip is het vermelden van de salary range: zo verspil je geen tijd aan ongeschikte kandidaten, want als ze meer willen verdienen solliciteren ze niet. Je kan het gewenste salaris ook bevragen tijdens de online applicatie of een telefonische screening. ☎️
Met de juiste tools, bijvoorbeeld Typeform, kan je op maat gemaakte online application forms creëren waar je via je website naar kan linken. 👔 Dit is tijdbesparend voor de kandidaat, wat bijdraagt aan de candidate experience, en voor jou als recruiter want zo kan je efficiënter shortlisten.
In deze online applicaties kan je bijvoorbeeld vragen naar bepaalde skills of kennis van software. Zo kan je ondergekwalificeerde kandidaten er makkelijk uit filteren. Bovendien kan je via open vragen ook een beter zicht krijgen op het gedachtenproces van de kandidaat en zijn of haar motivatie om te solliciteren. 💭 Zo scheid je meteen het kaf van het koren. Nog een tip: vraag de kandidaten om een CV te uploaden op het einde van de application form.
De lengte van je shortlist, oftewel het aantal kandidaten dat je wil uitnodigen voor een gesprek, hangt uiteraard af van hoeveel tijd je hebt. ⏱️ Gelukkig bestaan er richtlijnen die je kan gebruiken om dit aantal te bepalen. Voor elke 100 kandidaten die je sourcet, zet je er 12 op de shortlist en die nodig je uit voor een sollicitatiegesprek. Bij jobs waar er meerdere kandidaten aan de slag kunnen gaan, bijvoorbeeld voor customer service, shortlist je elke kandidaat die voldoet aan je opgestelde criteria.
Stel bepaalde criteria op die je gebruikt als guidelines om je kandidatenlijst in te korten. ✍️ Op deze manier kom je tot een shortlist van de meest geschikte kandidaten, gebaseerd op hun online applications. Maak een onderscheid tussen essential criteria en desirable criteria.
Essential criteria zijn de must-haves: de kandidaat moet voldoen aan deze criteria om een optie te zijn voor de functie. Bijvoorbeeld de gewilde ervaring, opleiding, kenmerken en vaardigheden. Op basis hiervan stel je knockout questions: als de kandidaat deze essentiële criteria niet heeft, wijs je hem of haar meteen af. 🥊 De kandidaten die over al deze essential criteria beschikken, zet je op de shortlist.
Desirable criteria zijn de nice-to-haves: deze criteria zorgen voor een even better fit. 🌟 Bijvoorbeeld bepaalde certificaten, ervaring in de specifieke sector, ervaring met tools, software, … Als je nog veel kandidaten moet uitsluiten, start dan bij de kandidaten met het minst aantal desirable criteria.
Maak een shortlist scorecard voor de kandidaten op basis van deze essential en desirable criteria. Zo kan je voor elke kandidaat een rating maken en de sterkste kandidaten ranken en zo makkelijk identificeren. 🕵️
Vroeger gebeurde de screening en shortlisting manueel, wat heel tijdsintensief was voor recruiters. Gelukkig biedt technologie vandaag de dag de oplossing met een ATS, oftewel Applicant Tracking System. 👩💻 ATS biedt jou als recruiter tal van voordelen: je kan alle applications organiseren, kijken van waar kandidaten komen, de cv-screening automatiseren aan de hand van knockout questions, kandidaten ranken aan de hand van keyword matches en zoeken naar kandidaten in een bestaande cv-database. Tip: vergeet nooit de human touch uit het oog wanneer je automatiseert.
Nu je je kandidatenlijst hebt ingekort rest er nog maar één stap: nodig de kandidaten van je shortlist uit om op gesprek te komen. Vergeet niet de kandidaten die je niet uitnodigt ook uit te leggen waarom door hen specifieke feedback te geven. 💬
Door een duidelijke jobomschrijving te voorzien, gebruik te maken van online applicaties, duidelijke shortlist criteria op te stellen en technologie te hanteren kan je je kandidatenlijst makkelijker inkorten. Het zoeken naar een geschikte kandidaat blijft een tijdsintensief proces, maar sympl kan je daarbij helpen. 💪
